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Così Mercurio ha cambiato i processi di acquisto in Trentino

di Leonardo Caronna, Provincia Autonoma di Trento – Cantiere Procurement pubblico

 

L’Agenzia Provinciale per gli appalti e Contratti (APAC), agenzia della Provincia autonoma di Trento svolge funzioni di Centrale di Committenza, Centrale acquisiti e Soggetto aggregatore, è stata istituita nel 2009 ed ha avuto, tra gli altri, come obiettivo quello di svolgere le funzioni attribuitele mediante l’uso delle nuove tecnologie, per il perseguimento della razionalizzazione dei processi di acquisto e il raggiungimento di maggiori obiettivi di risparmio.

Affiancata da esperti nel settore del digitale e delle evoluzioni tecnologiche, APAC ha sviluppato un articolato sistema informativo di e-procurement, che ha preso il nome di “Mercurio”, per la gestione telematica di procedure concorrenziali per l’acquisizione di lavori pubblici, servizi e forniture, la gestione del negozio elettronico per l’acquisto di servizi o forniture oggetto di convenzione ed il mercato elettronico provinciale (ME-PAT) per gli affidamenti di beni e servizi fino alla soglia comunitaria.

Il processo creativo-evolutivo della piattaforma si è mosso per steps; nel corso del 2009 l’esordio con l’utilizzo della modalità telematica per lo svolgimento di gare di lavori pubblici con il sistema del cottimo fiduciario, nel 2013 la svolta con l’apertura del sistema alle procedure negoziate senza bando, all’approvvigionamento mediante mercato elettronico di servizi e forniture e alla possibilità di uso del negozio elettronico per l’approvvigionamento mediante convenzioni quadro.

Nel tempo il ricorso alla piattaforma Mercurio si è esteso in maniera sempre più consistente a tutte le amministrazioni aggiudicatrici del territorio provinciale, permettendo così al sistema stesso di diffondere un modello culturale di acquisto sempre più evoluto.

Alcuni numeri esemplificativi della crescita della piattaforma Mercurio nel tempo.

Secondo i dati aggiornati all’anno 2016, il mercato elettronico provinciale, conta 34 bandi di abilitazione per l’approvvigionamento di forniture e servizi e sono 2.430 i fornitori abilitati a proporre i propri prodotti e servizi. Con riferimento allo stesso periodo, il numero di ordini diretti effettuati sul mercato elettronico è stato pari a 9.711 per un volume complessivo pari a 45.564.531 euro. Il numero di gare (Richieste di offerta) effettuate nel 2016 è pari invece a 3.794 per un volume complessivo pari a 48.187.665 euro.

In sintesi alcuni dati che mostrano la crescita costante del mercato elettronico provinciale:

Anche il numero di gare di lavori pubblici con il sistema della procedura negoziata telematica è cresciuto nel tempo, dal 2010 al 2016 sono state bandite più di 800 procedure, ed è attualmente in corso la sperimentazione per la gestione in modalità telematica anche delle gare di lavori ad evidenza pubblica. Il futuro prossimo vedrà la totale digitalizzazione dei processi di gara, indipendentemente dalla procedura di gara utilizzata e dal tipo di bene oggetto di approvvigionamento.

Infine la piattaforma Mercurio è stata impiegata per l’aggregazione della domanda, attivando convenzioni per l’approvvigionamento dell’energia elettrica, del sale stradale, dei buoni pasto elettronici, di apparati radio terminali, la sfida ad oggi è quella di dare impulso all’aggregazione su altri settori di interesse trasversale delle amministrazioni aggiudicatrici, e sono infatti, in fase di predisposizione e/o attuazione, le Convenzioni per i servizi di vigilanza e presidio armata e non armata; per i servizi di pulizia; per i servizi di desktop outsourching; per i servizi di posta elettronica e collaborazione in cloud; per i presidi per incontinenza e per le forniture sanitarie di cui al D.P.C.M. 24 dicembre 2015 nell’ambito della propria attività quale soggetto aggregatore.

Per far sì che il cambiamento digitale diventi un modello culturale di riferimento per il Trentino e affinché la piattaforma Mercurio diventi alleata di ogni amministrazione aggiudicatrice, APAC non ha trascurato la formazione delle amministrazioni, investendo in programmi formativi rivolti agli interlocutori pubblici e in collaborazione con la Camera di Commercio anche ai privati, affinché si diffonda un modo comune di operare.

Ad oggi, i vantaggi conseguiti attraverso l’uso degli strumenti di e-procurement sono tangibili e  riscontrabili in termini di tempestività e correttezza dell’agire amministrativo; il sistema procedimentalizzato riduce la possibilità di fare errori; garantisce la parità di trattamento e libera concorrenza tra gli operatori economici, la tracciabilità e la trasparenza del procedimento,  la semplificazione e lo snellimento della burocrazia con conseguente risparmio di tempo e una garanzia di uniformità nella gestione dei processi del sistema pubblico provinciale. Si stima, ad esempio, che la semplificazione burocratica e la velocizzazione dei flussi di scambio e comunicazione riducano di circa 25 giorni per ogni procedura di gara il tempo medio di svolgimento della gara con modalità tradizionali.

I benefici dell’evoluzione digitale, però, non si limitano al processo di approvvigionamento inteso in senso stretto quale procedura di gara, APAC sta operando per diffonderlo all’intera organizzazione della struttura, di recente, infatti, si è dotata di un sistema di monitoraggio interno dell’attività degli uffici, finalizzata a una miglior gestione dei carichi di lavoro, alla valutazione delle performance e alla conseguente adozione di azioni correttive e preventive delle criticità.

Il sistema di monitoraggio ha consentito, inoltre, di dotarsi di uno strumento di trasparenza volto a garantire la totale accessibilità’ alle informazioni sullo stato di avanzamento delle gare d’appalto pubbliche ai cittadini, allo scopo di favorire forme diffuse di controllo, instaurando un rapporto di maggior fiducia della collettività con la pubblica amministrazione.

L’esperienza fatta fino ad oggi, ci porta a dire che il DIGITALE non è più solo uno strumento, ma è un rivoluzione del pensiero e dell’approccio, che traghetta l’attività della pubblica amministrazione  verso un sistema improntato alla semplicità dei modi, l’accessibilità dei contenuti, la trasparenza delle informazioni, l’efficienza e l’economicità dei processi.

 

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